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【专家】对会计师事务所的审计档案管理进行了创新 “不符合常规”的常规事项-成本费用突增

来源:http://www.xydfs.net/news/40.html  发布日期:2017-06-18

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【专家】对会计师事务所的审计档案管理进行了创新 “不符合常规”的常规事项-成本费用突增

财政部、国家档案局近日制定了《会计师事务所审计档案管理办法》(以下简称“管理办法”),自2016年7月1日起施行。《管理办法》共七章三十二条,进一步明确了审计档案的范围,完善审计档案的保管要求和保管年限规定,明确了审计档案的鉴定销毁制度和对电子审计档案的管理要求。

  《管理办法》在现有档案管理法规制度和执业准则的基础上,主要突出这四方面:

  一是建立了会计师事务所审计档案管理的三级责任体系。

  二是对会计师事务所合并、分立、终止、组织形式转制、交回执业证书但法律实体存续等情形下的审计档案处置和管理作出了明确规定。

  三是对会计师事务所的审计档案管理进行了创新。

  四是要求会计师事务所加强信息化建设,强化电子审计档案管理,采取建立防篡改机制和备份管理制度等措施等。

  适用范围

  在中华人民共和国境内依法设立的会计师事务所管理审计档案,适用本办法。

  档案归档和保管

  1、会计师事务所从业人员应当按照法律法规和执业准则的要求,及时将审计业务资料按审计项目整理立卷。会计师事务所不得任意删改已经归档的审计档案。

  2、会计师事务所自行保管审计档案的,应当配置专用、安全的审计档案保管场所,并配备必要的设施和设备。

  3、会计师事务所应当按照法律法规和执业准则的规定,结合审计业务性质和审计风险评估情况等因素合理确定审计档案的保管期限,最低不得少于十年。

  4、会计师事务所对审计档案负有保密义务,一般不得对外提供;确需对外提供且符合法律法规和执业准则规定的,应当严格按照规定办理相关手续。手续不健全的,会计师事务所有权不予提供。

  事务所合并档案咋处置

  根据近年来行业发展情况和先照后证等商事制度改革需要,《管理办法》对审计档案的权属与处置进行了规范:

  1、审计档案所有权归属会计师事务所并由其依法实施管理。

  2、会计师事务所合并的,合并各方的审计档案应当由合并后的会计师事务所统一管理。

  事务所分立档案咋处置

  1、会计师事务所分立后原会计师事务所存续的,在分立之前形成的审计档案应当由分立后的存续方统一管理。

  2、会计师事务所分立后原会计师事务所解散的,在分立之前形成的审计档案,应当根据分立协议,由分立后的会计师事务所分别管理,或由其中一方统一管理,或向所在地国家综合档案馆寄存,或委托中介机构代为保管。

  事务所终止档案咋处置

  1、会计师事务所因解散、依法被撤销、被宣告破产或其他原因终止的,应当在终止之前将审计档案向所在地国家综合档案馆寄存或委托中介机构代为保管。

  2、会计师事务所分所终止的,应当在终止之前将审计档案交由总所管理,或向所在地国家综合档案馆寄存,或委托中介机构代为保管。

  3、会计师事务所交回执业证书但法律实体存续的,应当在交回执业证书之前将审计档案向所在地国家综合档案馆寄存或委托中介机构代为保管。

  4、有限责任制会计师事务所及其分所因组织形式转制而注销,并新设合伙制会计师事务所及分所的,转制之前形成的审计档案由新设的合伙制会计师事务所及分所分别管理。

  5、会计师事务所及分所委托中介机构代为保管审计档案的,应当签订书面委托协议,并在协议中约定审计档案的保管要求、保管期限以及其他相关权利义务。

  6、会计师事务所及分所终止或会计师事务所交回执业证书但法律实体存续的,应当在交回执业证书时将审计档案的处置和管理情况报所在地省级财政部门备案。委托中介机构代为保管审计档案的,应当提交书面委托协议复印件。

  档案鉴定和销毁

  《管理办法》要求会计师事务所定期开展对保管期满的审计档案的鉴定工作,对不再具有保存价值且不涉及法律诉讼和民事纠纷的审计档案应按程序报批后销毁,仍需保存的审计档案应重新划定保管期限。同时,要求档案管理部门和相关业务部门共同派员监销,电子审计档案需信息化管理部门监销。

  转所档案不得带走

  《管理办法》规定,会计师事务所从业人员转所执业的,不得将属于原所的审计业务资料带至新所;禁止损毁、篡改、伪造审计档案,禁止将审计档案据为己有或委托个人私存。

  会计师事务所违反本办法规定的,省级以上财政部门可依法采取责令限期改正、通报、列为重点监管对象或其他行政监管措施;

  会计师事务所审计档案管理违反国家保密和档案管理规定的常规,对会计师事务所的审计档案管理进行了创新由保密行政管理部门或档案行政管理部门分别依法处理。

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无论在税务稽查还是财务审计中,关注企业“不符合常规”的事项,都是非常有必要的。我们这里所说的“不符合常规”的事项往往都是纳税人“筹划”的结果,在此也提醒纳税人,因为不符合常规,这些“筹划”的风险还是很大的。当然各个行业各个企业的实际情况不同,经营常规也多种多样,在此,我们对企业最常见的不符合常规的事项给予提示,当然这些不符合常规也不是绝对的,企业在特殊情况下也可能发生这些“不符合常规”的常规事项。

1.大量异地业务

正常公司日常经营业务应当主要在企业经营地以及经营地周边进行,当然现在随着科技的发展,有些不受区域限制的行业除外。如果一个企业经常发生异地业务,比如有的企业舍近求远,地处产煤大省山西却不远千里到东北购买煤炭,也有的企业,发票只开向几千里外的企业,都是不符合经营常规的信号。日常中,还有大部分企业都存在的一种情形:企业经营地在广东,但是列支大额北京某商场的办公用品发票,这种情况的费用真实性就很值得关注,经常可能是变相列支业务招待费。

2.某项费用超常

有的企业可能为变相列支福利费、业务招待费等有税前扣除限额的费用,在其他可以据实扣除的费用内列支,或者变相列支个人消费支出,以及为规避个人所得税,以报销形式向个人发放补贴。这些情况下,可能就会造成部分费用项目金额超高,类似情况屡见不鲜,笔者在实务中就见到类似的情形:某企业在燃油费中大量为职工个人报销补贴,仔细计算一下公司所有车辆竟然每天需要跑48小时才能消耗如此高的燃油费!

3.成本费用突增

成本费用的突增往往容易引起关注,尤其对于年度间纳税不均衡的企业来说,如果在应税期间,成本费用突然明显高于其他年度,那么该企业十有八九是存在成本费用确认的问题。比如,有一家房地产企业,在建设期,财务费用很低,但是到房产销售期间,突然财务费用剧增,经查发现是该企业将未完工项目贷款利息提前在本期列支。

这种情况在适用“三免三减半”等阶段性税收优惠的企业,也非常常见。

4.企业常亏不倒

企业都是以营利为目的的,如果有的企业出现长亏不倒的情形,也是容易引起关注的。长亏不倒的背后,股东方肯定以其他形式获得了相关的经济利益,比如利润已经转移到关联方,或者制造虚假业务虚列成本费用等。实务中有这样一个例子:某跨国公司成立多年正常运营,但是连年亏损,经过检查发现,该企业生产的产品只向境外母公司销售,其间通过不合理的产品作价方式、资本弱化等手段进行转让定价,向其境外关联方转移利润,才造成了巨额累计亏损。

5.非季节性行业收入波动过大

对于季节性企业来说,比如供热企业,随着季节的变化,收入变化是正常的,但是对于不受季节变化影响的企业,如果在年末或者年初出现较大的收入变动,就需要关注其真实性了。实务中笔者也遇到过这种实例:根据《财政部、国家税务总局关于提高成品油消费税税率的通知》(财税〔2008〕167号)的规定,自2009年1月1日起,成品油消费税大幅提高,柴油的消费税单位税额由每升0.1元提高到每升0.8元,达8倍之多。一家炼油厂,2008年12月份销售额同比突增5倍之多,占当年销售收入近半,但是审计过程中发现,其货物流、资金流与发票流都一致,并发生了相应的合理的运输费用,终于在一个细节中我们发现了端倪:正常月份该企业的过磅单据一般是每张单据几十吨,但是12月份过磅单据都是每张几百吨甚至一千吨,明显与经营常规不符。

6.异常销售退回

企业在销售过程中,由于各种原因发生销售退回是常事,但是如果频繁发生,或者发生较大金额的销售退回,就可能存在猫腻。比如:某典当公司一年内收到多笔大额退款,凭证上对其“退款”的解释也仅仅是轻描淡写,一句带过“以前约定的业务没开展,所以退款。不仅金额大,而且没有足够的真实性的证明,这便引起了稽查人员的关注,经过外围调查,终于了解事件的来龙去脉:典当公司分别支付给咨询公司A和会展公司C两笔资金。咨询公司A和会展公司C以”退款“的名义,将款项支付给投资公司B。投资公司B同样以”退款“的名义把上述两笔款项再转回典当公司。典当公司对企业支付的两笔款项,最终都通过投资公司B回流到自己的账户。实际上,典当公司账簿上出现的所谓”会议费“、”咨询费“都未实际发生,该企业只是通过虚构业务的方式制造假象,通过虚列会议和咨询成本偷逃税费。

7.从无废品处置收入

这真是一个小细节问题,但这往往成为查证小金库的线索。无论是什么性质的企业,报废固定资产等都是正常事项,如果纵观该公司多年账务,从来未发现一笔废品销售收入,就比较蹊跷。在实务中也有过这样的实例:某大型汽车零部件生产企业,按照常理,出现残次品是必须的,但是,在账面从来没有发现该企业处置残次品的痕迹。经过审计及沟通终于发现,企业将该部分废品收入全部计入了小金库。

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